El 18 de junio de 2023 entraron en vigencia dos nuevos requisitos establecidos por el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) y los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS).

Forma 1: Nuevos requisitos de consentimiento del consumidor

Los agentes deben obtener y documentar el consentimiento del consumidor antes de ayudar o facilitar la inscripción para la cobertura a través de los intercambios facilitados por el gobierno federal y los intercambios estatales en la plataforma federal o ayudar a una persona a solicitar un crédito fiscal anticipado para la prima o una reducción de costos compartidos.

Este consentimiento del consumidor requiere que el consumidor o el representante autorizado tome medidas para generar un registro, como proporcionar una firma o registrar una confirmación verbal, y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

Una descripción del alcance, propósito y duración del consentimiento proporcionado por el consumidor o su representante autorizado;
· La fecha en que se dio el consentimiento;

El nombre del consumidor o su representante autorizado;
· El nombre del agente al que se otorga el consentimiento; y

· Un proceso a través del cual el consumidor o representante autorizado puede rescindir el consentimiento.

 Forma 2: Nuevos requisitos de confirmación de solicitud de elegibilidad

 Los agentes deben obtener y documentar que la información de la solicitud de elegibilidad ha sido revisada y confirmada por el consumidor antes de enviar la solicitud de cobertura a través de los intercambios facilitados por el gobierno federal y los intercambios estatales en la plataforma federal.

Este consentimiento del consumidor para la precisión de la aplicación requiere que el consumidor o el representante autorizado tomen medidas para generar un registro (p. ej., proporcionar una firma o registrar una confirmación verbal) que debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

La fecha en que se revisó la información de la solicitud;
· El nombre del consumidor o su representante autorizado;

Una explicación de las certificaciones al final de la solicitud de elegibilidad; y
· El nombre del agente que presta la asistencia.

Importante: La documentación para estos dos nuevos requisitos debe conservarse durante un mínimo de 10 años y estar disponible a pedido en respuesta a las actividades de control, auditoría y cumplimiento.

Estos nuevos requisitos se han formado bajo la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud a Bajo Precio: Aviso de Beneficios y Parámetros de Pago del HHS para 2024  y ayudarán con: 

Resolver las quejas de los consumidores relacionadas con información incorrecta en sus solicitudes de elegibilidad o inscripciones no autorizadas
· Resolver disputas entre agentes y consumidores, o entre múltiples entidades registradoras

Procedimiento:

CMS – Forma 1 y sus variantes por referido (override) & Forma 2

En total 10 formas: 

Forma 1: la de consentimiento con sus 4 variantes: o F1S o FBF1S o MF1S o OF1S, incluye el NPN relacionado al referido (override) en aquellos casos que asi sea requerido.

Forma 2: la de confirmacion con su dos variantes, F2S (español).

Procedimiento: debe seleccionarse una Forma 1 a la que se le agregara una Forma 2. En total seran 2 formas, F1 + F2, para la firma del cliente/principal.

Descripcion de Codigo para facilitar su busqueda:
Formas a ser usadas cuando no es requerido referir, deben seleccionarse ambas F1 & F2 en ingles o español, en total dos formas a ser firmadas por el cliente/principal:

• F1S – Consentimiento del Cliente – Forma (1 Español)
• F2S – Confirmacion de Solicitud de Elegibilidad del Consumidor (2 Español)

Formas F1 a ser usadas cuando es requerido referir a la que debe agregarsele F2E o F2S, dependiendo si es ingles o en español, en total dos formas a ser firmadas por el cliente/principal: 

• FBF1S – Consentimiento del Cliente – Forma (1 Español) – Insurance Nation (Florida Blue)
• MF1S – Consentimiento del Cliente – Forma (1 Español) – Referido Mercedes (Mercy) Cabrera
• OF1S – Consentimiento del Cliente – Forma (1 Español) – Referido Odalys Arevalo

Consideraciones para la plataforma de Apizeal:

Todos lo deben ver en cualquier momento tengan estructura extendida o no. Importante:

– Para las estructuras extendidas, todos los formularios fueron agregados en estatus INACTIVO por defecto. Para poder enviarlos deben revisarlos, verificar que se ven bien y marcarlos como activos. La razón de esto, es porque antes de que puedan enviarlos deben al menos verlos primero y si ven todo bien, entonces activarlos.

– Si alguien falta por ver los formularios en sus portales, que por favor nos contacten por el chat para irlos agregando como hicimos la vez pasada, sobre todo porque hay muchas estructuras extendidas nuevas que quizás no entraron en el proceso de monittoreo anterior.

Acerca de los numeros telefonicos: NO es posible usar sus números de teléfono para enviar mensajería, a nivel técnico es imposible.

Enviar mensajería desde aplicaciones deben obligatoriamente contratar un número con la plataforma que quieran usar. Y deben avisar a sus clientes que recibirán comunicaciones ahora por ese número.

Cada quién tiene su número único y que no es compartido.

 No deben precocuparse de que se envíen mensajes de otros agentes de los números que ellos reserven.

Envio de Formas por la mensajeria de texto (Signature Forms, noveno link)

Para enviar cualquiera de las dos formas, por mensajería de texto, se debe crear una cuenta de mensajería en primer lugar. 
Siga estos pasos:

1. En el menú lateral izquierdo, haga clic en la opción “SMS Marketing”.
2. Agregue una tarjeta de crédito o débito a su virtual wallet, haciendo clic en el botón “ADD CREDIT/DEBIT CARD”.
3. A continuación haga clic en el botón “CREATE SMS ACCOUNT”, y siga los pasos que le indica el sistema.

Despues de crear la cuenta de mensajeria:

Se debe verificar su nuevo número Toll-Free en USA. Por favor haga clic en el link para iniciar el proceso de verificación, en el noveno link:  Apizeal | Health and Life Insurance Management System

Cualquier duda por favor comunicarse con Apizeal atraves de sus cuentas usando el chat support.